Карта онлайн, наложен платеж и банков превод изискват различни документи. Таблица за бърза справка, разликата между фактура и касов бон, и как да се оправи в WooCommerce.
"Издавам ли касов бон, като плащат с карта онлайн?" е най-често задаваният въпрос от собствениците на български онлайн магазини, и отговорът не е един. Зависи от начина на плащане, а в един магазин обикновено работят три наведнъж.
Нека ги разделим, защото объркването идва от смесването им.
⚠️ Важно: Общата информация тук не замества счетоводна или юридическа консултация. Наредба Н-18 и ЗДДС се променят, а вашият случай зависи от регистрацията и режима ви на отчитане. Сверете актуалния текст и питайте счетоводителя си.
Двете идват от различни закони и изпълняват различни функции.
Фактурата е данъчен документ по ЗДДС. Доказва сделката, носи данните на двете страни и е основанието за данъчен кредит на купувача. Фирмите я искат, защото без нея разходът им не е документиран.
Касовият бон е документ по Наредба Н-18 и отчита плащането, не сделката. Излиза от фискално устройство и отива в НАП.
Издадена фактура не отменя задължението за фискален бон, когато такъв се дължи. Обратното също не е вярно. Това е грешката, която среща най-много магазини: издават фактура, смятат че са изрядни, и пропускат документа за плащането.
Това е неприсъствено плащане. При продажби през електронен магазин, платени с карта, наредбата допуска вместо фискален бон да се издава документ по чл. 52о, при условие че клиентът получава документ със изброените в наредбата минимални реквизити.
Условието не е формалност: ако изберете този режим, електронният магазин трябва да е регистриран в информационната система на НАП преди започване на дейността. Подробно за самото подаване има в статията за регистрация на електронен магазин в НАП.
Какво носи документът по чл. 52о: идентификация на продавача, описание на продаденото, количество и цена, обща сума, начин на плащане, дата и уникален номер на продажбата. Точният списък реквизити е изброен в наредбата, сверете го буквално, вместо да го възстановявате по описание, включително по това описание.
Тук парите събира куриерът, не вие. При наложен платеж, оформен като пощенски паричен превод, задължението за документ за плащането е при лицензирания пощенски оператор, а не при магазина. Затова магазините с наложен платеж не въртят фискално устройство за всяка пратка.
Това не ви освобождава от фактурата, когато клиентът я поиска или когато сте длъжни да я издадете по ЗДДС. Освен това различните куриери оформят плащането по различен начин, а оформянето определя кой какъв документ дължи. Питайте счетоводителя си конкретно за договора си с куриера, не по аналогия с друг магазин.
Плащането по банков път не изисква фискален бон. Остава фактурата по ЗДДС. Магазин, който приема само банков превод, в общия случай не подлежи и на регистрация по Приложение 33, макар да може да подаде по желание.
| Начин на плащане | Документ за плащането | Кой го издава |
|---|---|---|
| Карта онлайн, виртуален ПОС | фискален бон или документ по чл. 52о при изпълнени условия | магазинът |
| Наложен платеж като ППП | документ от пощенския оператор | куриерът |
| Банков превод | не се изисква фискален бон | - |
| В брой при получаване на място | фискален бон | магазинът |
Фактурата по ЗДДС е отделен ред и върви по своите правила, независимо от колоната по-горе.
Стандартният WooCommerce не знае нищо за българските документи. Няма номерация на фактури, няма кредитни известия, няма понятие за наложен платеж като отделен режим. Резултатът е познат:
Нито едно от тези неща не е проблем на законодателството. Проблем са на процеса, а процесът се автоматизира.
Няколко правила, които спестяват повечето неприятности:
За WooCommerce магазин BulCommerce покрива тази част вътре в магазина: фактури и кредитни известия с автоматична непрекъсната номерация, прикрепени към поръчката, плюс куриерските интеграции за същите поръчки. Повече за самия документооборот има в ръководството за фактури и Наредба Н-18.
Клиентът иска фактура, а вече му издадох документ за плащането. Издавам ли и фактура? Да, когато я дължите по ЗДДС или клиентът я поиска. Двата документа не се изключват.
Физическо лице купува и не иска фактура. Пак ли ѝ трябва документ? Документът за плащането се дължи според начина на плащане, независимо от това дали клиентът иска фактура.
Мога ли да издавам само фактури и да забравя за Н-18? Не. Фактурата отчита сделката, не плащането.
Имам и карта, и наложен платеж в един магазин. Нормално е, двата режима просто съществуват паралелно и всеки върви по своите правила. Важното е магазинът да е регистриран, когато приема плащане, изискващо документ по наредбата.
Какво става при частично връщане? Издава се кредитно известие за върнатата част. Ръчно това е най-пропусканият документ в целия процес.
Начинът на плащане определя документа. Картата онлайн позволява документ по чл. 52о, ако магазинът е регистриран в НАП. При наложен платеж документът за плащането е от куриера. Банковият превод не иска фискален бон. Фактурата по ЗДДС върви отделно от всичко това. А чистата номерация и кредитните известия са въпрос на софтуер, не на дисциплина.