Фактури и Наредба Н-18 в WooCommerce: какво изисква НАП и как да го автоматизирате

Онлайн магазините в България имат конкретни задължения по Наредба Н-18 — одиторски файлове, документи за продажби, коректна номерация. Вижте как да автоматизирате всичко това в WooCommerce.

Всеки български онлайн магазин рано или късно се сблъсква с Наредба Н-18 — наредбата на НАП, която урежда отчитането на продажбите, издаването на документи и одиторските файлове за електронната търговия. За магазин на WooCommerce това често означава ръчно издаване на фактури, разпръснати Excel файлове и паника в края на месеца, когато счетоводителят поиска всичко наведнъж.

Добрата новина: цялият този процес може да се автоматизира директно в WooCommerce — фактури, кредитни известия, номерация и одиторски файлове, без счетоводна програма и без ръчна работа при всяка поръчка.

Какво изисква Наредба Н-18 от онлайн магазините накратко

За магазините, работещи като електронен магазин по смисъла на наредбата, ключовите задължения се въртят около три неща: документ за всяка продажба, коректна и непрекъсната номерация на документите и одиторски файл в стандартизиран XML формат (Приложение 38), който НАП може да поиска при проверка.

⚠️ Важно: Тази статия е обща информация, а не счетоводна или юридическа консултация. Точните ви задължения зависят от начина на плащане, регистрацията ви и режима на отчитане — консултирайте се със счетоводителя си.

Защо ръчното издаване на документи е капан

• Пропуски в номерацията — ръчното издаване рано или късно води до дупки или дублирани номера, а именно това проверяващите забелязват първо.
• Загубено време — при 100+ поръчки месечно ръчното фактуриране изяжда часове, които магазинът може да вложи в продажби.
• Стрес в края на месеца — събирането на документи за счетоводителя на ръка е повтарящ се, изцяло автоматизируем процес.
• Човешки грешки — грешна сума, грешен ДДС ред или пропусната поръчка се случват най-често при ръчна работа.

💡 Съвет: Правилният момент за автоматизация е преди първата проверка, не след нея.

Как да автоматизирате фактурите и Н-18 с BulCommerce Pro

BulCommerce Pro е български WooCommerce плъгин, в който фактурирането и Н-18 отчетността са вградени до куриерските доставки — всичко за българския магазин на едно място.

Стъпка 1: Въведете фирмените данни

В настройките попълвате данните на фирмата — ЕИК, ДДС номер, МОЛ и адрес. Те се появяват автоматично на всеки издаден документ.

Стъпка 2: Включете автоматичните фактури

Плъгинът генерира PDF фактура за всяка поръчка с автоматична, непрекъсната номерация — без ръчна намеса и без риск от дупки в поредността.

Стъпка 3: Кредитни известия при връщане

При върната или отказана поръчка се издава кредитно известие със същата автоматика — документооборотът остава чист и при обратните операции.

Стъпка 4: Одиторски файл за НАП

BulCommerce Pro генерира НАП-съвместимия одиторски XML (Приложение 38) — файлът, който магазинът представя при проверка, се създава с един клик вместо да се сглобява ръчно.

Стъпка 5: Документите отиват сами при счетоводителя

С Accountant адона месечните документи се изпращат автоматично на имейла на счетоводителя ви — избирате кои документи, в кой ден от месеца, с копие до вас.

Често задавани въпроси

Трябва ли ми отделна счетоводна програма за фактурите? Не — фактурите, кредитните известия и одиторският файл се генерират директно в WooCommerce. Счетоводителят ви получава готовите документи.

Какво става при наложен платеж? BulCommerce Pro поддържа наложен платеж като метод на плащане, включително правилното му отразяване в документите — това е един от най-честите казуси за българските магазини.

Номерацията ще е ли непрекъсната, ако изтрия поръчка? Номерацията на документите е независима от поръчките и се поддържа непрекъсната автоматично — точно каквото очакват проверяващите.

Работи ли с куриерите Еконт, Спиди и BOX NOW? Да — BulCommerce Pro включва и пълна куриерска интеграция, така че доставки, документи и Н-18 отчетност живеят в един плъгин.

Заключение

Наредба Н-18 не е причина за паника — тя е причина за автоматизация. С BulCommerce Pro фактурите, кредитните известия и одиторските файлове се издават сами, номерацията е винаги чиста, а счетоводителят ви получава всичко навреме, без да го молите. Настройвате веднъж и магазинът се отчита сам.